Destinasjonsagent og maritim ekspert

Vi søker en engasjert og entusiastisk havneagent (Port Agent) for sesongen 2027 som kan bistå Pole Position Logistics med levering av agenturtjenester til ekspedisjonscruiseskip, yachter, forskningsfartøy og lasteskip som opererer i farvannene rundt Svalbard.

Om Pole Position Logistics

Pole Position Logistics ble etablert i 2005 og holder til i Longyearbyen. I over 20 år har vi hjulpet våre partnere og kunder med å løse logistiske utfordringer i Arktis.

Selskapet har utviklet seg til å bli en logistikkleverandør med tjenester innen skipsagentur, spedisjon og lokal distribusjon.

Pole Position koordinerer majoriteten av alle skipsanløp i havnene i Longyearbyen, Ny-Ålesund og på Jan Mayen.

Om stillingen

Du vil bli en del av et sammensveiset team hvor vi mener at et smilende ansikt og viljen til å hjelpe hverandre er nøkkelen til vår suksess.

Du blir en del av vårt Port Operations-team og vil arbeide sammen med syv andre havneagenter, samt mer enn 40 ansatte innen spedisjon, distribusjon og økonomi, for å sikre sømløse operasjoner.

Som fullservice skipsagent er Pole Position Logistics ansvarlig for å organisere alt fra A til Å for våre kunder slik at hvert havneanløp gjennomføres effektivt og problemfritt. Selv om operasjonene skjer ute i felt, er dette i hovedsak en kontorbasert stilling der du håndterer logistikk og kommunikasjon bak kulissene.

Arbeidsoppgavene inkluderer blant annet:

• Koordinering av overnatting og transport for mannskap

• Bestilling og organisering av sikkerhetsopplæring på skytebane

• Bestilling av proviant og forsyninger

• Organisering av bagasjehåndtering og landprogrammer (shore excursions)

• Bestilling av los og kai

• Håndtering av frakt og last

• Koordinering av terminaltjenester og stuing

• Organisering av drivstoffleveranser og avfallshåndtering

Ingen oppgave er for stor eller for liten. Som havneagent har du en tydelig «Yes, we fix!»-mentalitet.

Som havneagent vil du ha hovedansvaret for en portefølje av fartøy gjennom sommersesongen. Du bygger nære relasjoner med kundene dine, setter deg inn i deres behov og sørger for skreddersydde løsninger og sømløs koordinering.

Du vil fungere som rådgiver innen lokale regelverk, retningslinjer og leverandører, samtidig som du bistår med planlegging av minneverdige landopplevelser som sikrer fornøyde passasjerer og vellykkede anløp.

Gjennom hele sesongen vil du ha ansvar for alle aspekter ved dine tildelte fartøy og opprettholde proaktiv, tydelig og effektiv kommunikasjon.

Vi ser etter deg som:

• Har svært gode engelskkunnskaper, både muntlig og skriftlig. Engelsk er arbeidsspråket i kommunikasjon med våre kunder.

• Gjerne snakker norsk, et annet skandinavisk språk og/eller et ekstra språk (gjerne tysk eller fransk)

• Har bachelorgrad eller bred relevant erfaring fra maritim sektor og/eller logistikk

• Har erfaring fra cruiseindustrien, spesielt ekspedisjonssegmentet, eller en sterk interesse for denne bransjen

• Har førerkort klasse B

• Har evne til å lære og arbeide i flere datasystemer samtidig. Erfaring med MXP er en fordel

• Er strukturert, lærevillig og proaktiv

• Er komfortabel med å stille spørsmål og ta imot tilbakemeldinger

• Trives i et hektisk arbeidsmiljø hvor fleksibilitet er avgjørende

• Har en utpreget serviceinnstilling som en naturlig del av ditt «Yes, we fix»-DNA

• Kjenner Longyearbyen og har god lokalkunnskap

• Har gode kommunikasjonsferdigheter

• Er god på planlegging, organisering og å holde oversikt over mange aktiviteter samtidig

• Tilpasser deg raskt endringer og ønsker å bidra til å skape uforglemmelige opplevelser for passasjerene

• Kombinerer salgsforståelse med rådgivning på en god måte

• Arbeider nøyaktig og har god forståelse for økonomiske prosesser og fakturagrunnlag

Opplæring

Vi tilbyr et omfattende opplæringsprogram til aktuelle kandidater. Samtidig er det viktig å være klar over at arbeidsmiljøet er hektisk og preget av kontinuerlige endringer.

For å lykkes i rollen er det viktig at du:

• Har en aktiv læringsinnstilling

• Er åpen for tilbakemeldinger

• Kan håndtere store mengder informasjon

• Er rolig og strukturert

• Er fleksibel og tilpasningsdyktig

Søknad

Dersom dette beskriver deg, og du er klar for en spennende ny utfordring, ønsker vi å høre fra deg.

Etter søknadsfristens utløp vil du motta en tilbakemelding og eventuelt bli invitert til intervju.

Rekrutteringsprosessen består av to trinn:

1. Førstegangsintervju

2. Dersom begge parter ønsker å gå videre, vil kandidaten få utdelt en caseoppgave som senere gjennomgås i et oppfølgingsintervju

Referanser kan bli etterspurt, og gyldig førerkort må kunne fremvises.

Vi tilbyr

• Flere stillinger med ulike oppstarts- og sluttdatoer mellom 1. mars og 1. oktober

• Sesongstilling med mulighet for fast ansettelse

• Arbeidssted ved vårt kontor i Longyearbyen på Svalbard

• Hjelp til å finne bolig

• Konkurransedyktige betingelser

Oppstart- og sluttdato kan tilpasses etter nærmere avtale.

Merk at det ikke vil være mulig å avvikle ferie i perioden mai til august.

Please see English below:

We are looking for a passionate and enthusiastic Port Agent for 2027 season who can assist Pole Position Logistics with providing agency services for the expedition cruise vessels, yachts, research and cargo vessels that are sailing in Svalbard waters.

Pole Position Logistics was founded in 2005 and is located in Longyearbyen. For over 20 years, we have been assisting our partners and clients to solve logistical challenges in the Arctic.

The company has grown into a logistics service provider across the broad spectrum of shipping, freight forwarding and local distributions.

Pole Position coordinates the largest part of all ship calls in the ports of Longyearbyen, Ny-Ålesund and Jan Mayen.

We are working in a close-knit team where we believe that a smiling face and helping each other out are our key to success. You will be part of the Port Operations team, working with seven other port agents alongside more than 40 seasonal colleagues across freight forwarding, distribution, and accounting, to keep operations seamless.

Pole Position Logistics is a full Port Agency and you are responsible for organizing everything from A to Z for our clients to make a port call smooth and efficient. While operations take place on the ground, your role is office-based as you manage logistics and communication behind the scenes. This will include coordinating crew accommodation and transfers, arranging shooting range safety sessions, ordering provisions, arranging luggage handling and shore-ex and managing pilot and berth bookings, as well as handling freight, cargo, stevedoring, gasoline and waste arrangements

Nothing is too much to arrange and as a Port Agent you have the Yes-We-Fix mentality.

As a Port Agent, you will serve as the dedicated primary contact for your assigned vessels throughout the summer. You will build close relationships with your clients, understanding their needs to provide tailored advice and seamless organization. You will act in an advisory capacity—covering local regulations, guidelines, and suppliers—while also coordinating memorable shore-ex experiences that ensure happy passengers and flawless turnaround. Throughout the season, you will oversee every aspect of your assigned vessels, maintaining proactive, clear, and timely communication at all times.

Characteristics:

• Fluent in the (Business) English language, both written and verbal

• It is preferred if you can speak Norwegian language, another Scandinavian language, and/or a second language (German or French preferred)

• You have a bachelor's degree or extensive professional experience in the maritime/logistics sector

• Previous experience in the cruise industry, particularly the expedition segment, is a plus. An interest in this unique cruise industry is a must

• Category B license is required

• Sufficient abilities to learn and work in multiple computer systems simultaneously, knowledge of MXP is a plus

• You are a structured, proactive learner who is quick to master new systems, eager to ask questions, and comfortable taking feedback to continuously adapt

• You are ready to work in a fast-paced environment where a lot of flexibility is required

• Service mindset is part of your Yes-we-Fix DNA and you strive to provide the best possible service to our clients

• Longyearbyen is a familiar place to you, and you have knowledge of the area

• You have excellent communication skills

• Planning, organizing, and maintaining an overview of various activities is one of your strengths

• You can adapt fast to changing operations and want to participate in creating unforgettable shore-side activities for the passengers

• You are able to effectively combine sales and advisory elements. You are precise and know how to prepare your clients’ accounts for invoicing

A comprehensive onboarding program will be provided to successful applicants, but it is important to note that the environment is fast-paced and constantly changing. An active learning attitude—being open to feedback, able to process large amounts of information, calm, structured, and adaptable—is essential for a successful start to your new adventure.

If you meet the description and are ready for an exciting new challenge, please send your motivation letter and CV to Ledige stillinger - Store Norske. Applications will be closed Thursday, December 3, 2026. After this date, you will get a reaction and a possible invitation for an interview. The application process consists of two stages: first, an interview is conducted. If the impression is positive on both sides, a case study is then presented for completion, followed by a discussion of the case in a follow-up interview.

Please note that references may be requested and that a valid driver's license must be presented.

We have several positions open with varying start and end dates between March 1st and October 1st. The position is initially a seasonal position, but there is the possibility of a permanent position.

You are located in our office in Longyearbyen – Svalbard. We assist with finding accommodation and offer a market-competitive salary.

Please note that the start and end date can be flexible after consultation. In the period from May - August holidays will not be possible.he start and end date can be flexible after consultation. In the period from May - August holidays will not be possible.